Suomen suurin alkoholin jakelija ja valmistaja on ottamassa ryhmänsä käyttöön SAP:iin pohjautuvan liiketoimintajärjestelmän parantaakseen ryhmänsä tehokkuutta, yhteensopivuutta ja hallintoa. Acandon konsultit Ruotsista ja Suomesta sekä Webmedian konsultit Liettuasta auttavat Altiaa yhtenäistämään prosessinsa ja sisällyttämään SAP:in toimintatapoihinsa. Uuden ratkaisun valmistuttua prosessit tulevat kulkemaan tehokkaammin, jolloin niiden kontrollointi on helpompaa ja kustannukset laskevat.
“Työ SAP:in käyttöön ottamiseksi kaikkialla ryhmässä tarkoittaa sitä, että käymme läpi kaikki työ- ja liiketoimintaprosessit yrityksen jokaisessa osassa luodaksemme yhtenäisiä, yhteisiä prosesseja. Tämä on johtamassa organisaation kaikkien prosessien virtaviivaistumiseen ja tehostumiseen,” sanoo Juha Parviainen, Altia Corporationin Project Manager SAP:in käyttöönotolle.
Vahva sekoitus Pohjoismaissa ja Baltiassa
Altialla on pitkät perinteet alkoholijuomien valmistuksen ja jakelun parissa. Yritys aloitti toimintansa vuonna 1888, jolloin valmistus tapahtui Rajamäellä. 50 vuotta myöhemmin aloitettiin tuotanto Koskenkorvalla, josta myös on peräisin kansainvälisesti tunnetun juoman nimi. Noin 50 vuoden ajan alkoholin valmistus, myynti ja jakelu Suomessa oli kokonaisuudessaan valtion omistamaa ja säätelemää kuten myös Ruotsissa. EU:hun liittymisen yhteydessä vuonna 1994 astui voimaan uusi EU-säädösten mukainen alkoholilaki, jolloin valmistus ja jakelu vapautuivat. Altiasta tuli itsenäinen yhtiö vuonna 1999 ja se alkoi laajentua ostamalla Scandinavian Beverage Groupin vuonna 2004. Yritysostoja on tehty muun muassa Ruotsissa, Tanskassa, Norjassa ja Baltian alueella ja kokonaan uusia yrityksiä ja alliansseja perustettu. Muutama vuosi sen jälkeen kun Altia oli aloittanut kasvustrategiansa, tehtiin päätös ryhmän heterogeenisten järjestelmäympäristöjen ja prosessien yhtenäistämisestä yrityksen tehokkuuden parantamiseksi.
“Tällä hetkellä meillä on asennettuna kahdeksan eri liiketoimintajärjestelmää kuudessa maassa, joko itse kehittämiämme tai eri toimittajien perusliiketoimintajärjestelmiä. Olemme tulleet pisteeseen, jossa järjestelmät ja prosessit on yhtenäistettävä voidaksemme jatkaa, kehittää ja hallinnoida toimintatapojamme tehokkaasti. Muun muassa talousasioiden yhdistäminen ja oikeiden tunnuslukujen luominen on liian työlästä ja aikaavievää,” sanoo Samu Suonpää, Altia Corporationin Financial Development Director. Ryhmän liiketoimintajärjestelmäksi valittiin SAP. SAP:in muokkaaminen ja käyttöönotto Altian kaikissa yksiköissä ja integroiminen oleellisiin tuotanto- ja tukijärjestelmiin uskottiin Acandolle.
“Acandolla oli vertailemistamme konsulteista eniten kokemusta SAP:ista. Acandolla on hyvin tietoa meidän erikoisalastamme ja sopiva asema hallinnoida vaativaa kansainvälistä projektia kuudessa eri maassa,” sanoo Juha Parviainen.
Käyttöönotto tuo esiin yhteisvaikutuksia.
Voidakseen valmistaa Acandon tiimille tarve-erittelyn, Altia tutki ja kartoitti kaikki prosessit, joita uuden liiketoimintajärjestelmän tulisi tukea. Sen pohjalta tiimi muokkasi SAP:in tarpeiden mukaiseksi. Prosessien tarkastelu johti tehottomien rutiinien ja työtapojen tunnistamiseen, samoin kuin ryhmän parhaiden käytäntöjen ja näkymättömien yhteisvaikutusten havaitsemiseen.
“Käyttöönottoprojekti antaa meille tilaisuuden eliminoida tehottomia prosesseja ja löytää ja soveltaa ryhmän parhaita toimintatapoja kaikissa yksiköissämme. Näin otamme oppia toinen toisiltamme ryhmän sisällä jäsentyneellä tavalla. Olemme esimerkiksi pystyneet dramaattisesti kasvattamaan tehokkuutta joidenkin yksiköiden varastonhallinnassa ottamalla käyttöön tehokkaimpien varastoyksiköiden työtapoja,” painottaa Juha Parviainen.
Käyttöönottoprojekti käynnistyi keväällä 2007. Aluksi Acando kehitti globaalin mallineen eli ryhmänlaajuisen SAP-mallineen, joka perustui Altian yleisiin tarpeisiin ja vaatimuksiin. Seuraavaksi globaaliin mallineeseen tehtiin kansallisia sovelluksia paikallisten tarpeiden, kuten lakien vaatimusten ja ehtojen perusteella. Ensimmäinen SAP-asennus suoritettiin Virossa joulukuussa 2007. Seuraavana tuli Suomi, jota seurasi Latvia ja sitten muut Pohjoismaat. “Suurissa käyttöönottoprojekteissa suoritamme yleensä ensin pilottiasennuksia pienimmissä yksiköissä, tässä tapauksessa Virossa, voidaksemme helpommin löytää ja korjata käynnistysvaikeudet. Kun pilottiasennukset vaikuttavat vakailta ja luotettavilta käytössä, levitämme ratkaisun koko yritykseen,” selittää Michael Bergquist, Acandon SAP-käyttöönoton Project Manager.
Michael Bergquist kertoo, että käyttöönotto Virossa oli erittäin menestyksekäs ja paikalliset SAP-mallineet kehitettiin vain kahdeksassa viikossa, mikä on epätavallisen nopeaa. “Virossa, jossa suurin osa myynnistä tapahtuu kentällä ruokakaupoissa ja muissa myyntipisteissä, teimme kovasti töitä myös integroidaksemme SAP:iin kämmentietokoneratkaisun. Nyt myyntihenkilökunta voi tehdä tilauksia ja tarkastaa varaston ja toimitusten tilan tehokkaasti kämmentietokoneelta vieraillessaan asiakkaiden luona, mikä säästää aikaa ja parantaa asiakaspalvelua,” sanoo Michael Bergquist.
Nopeampi, parempi pohja päätöksille
Yhteisen liiketoimintajärjestelmän avulla kaikista finanssi- ja tuotantotiedoista, varasto-, logistiikka ja asiakastiedoista tulee läpinäkyviä ja ne ovat kaikkien ryhmän päätöksentekijöiden saatavilla. Siten on paljon helpompaa luoda oleellisia tunnuslukuja, yhdistää taloustiedot ja suunnitella toimenpiteitä.
“Tulemme luomaan liiketoiminnalle kriittisiä tietoja paljon aikaisempaa nopeammin ja tiedot tulevat olemaan paljon luotettavampia. Näin meillä on paremmat mahdollisuudet tehdä päätöksiä ja reagoida poikkeamiin ja varoitusmerkkeihin nykyistä nopeammin. Ryhmän liiketoimintajärjestelmä toimii lisäksi sekä keppinä että porkkanana kaikkien prosessien yhtenäistämiselle ja virtaviivaistamiselle. Se johtaa epäilemättä parempaan kustannustehokkuuteen kaikissa yksiköissä,” korostaa Juha Parviainen.
Kuva:
Altian toiminnasta on tullut kansainvälisempää sitten sen perustamisen vuonna 1888, mutta yrityksen kasvu on myös tuonut mukanaan yhä useampia eri järjestelmiä. SAP otetaan nyt käyttöön ryhmän liiketoimintajärjestelmäksi virtaviivaistamaan prosesseja ja parantamaan organisaation tehokkuutta. Financial Development Director Samu Suonpää ja Altian SAP:in käyttöönoton Project Manager, Juha Parviainen, näkevät potentiaalia päätöstentekoon ja nopeampaan toimintaan tulevaisuudessa.
Faktoja Altia Corporationista:
Altia Corporation valmistaa, tuo maahan, vie ja markkinoi alkoholijuomia.
Yrityksen omistaa Suomen valtio ja sillä on itsenäisiä ryhmäyrityksiä Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Latviassa ja Virossa. Altian vuosittainen liikevaihto on lähes 500 miljoonaa euroa.